“Salve, richiedo maggiori informazioni e un preventivo”

Se sei un wedding planner avrai di certo riconosciuto il format. Quello della richiesta di informazioni inviata “a caso”.
Ricevere via mail richieste per preventivi generici rappresenta per un wedding planner, soprattutto per i wedding planner alle prime armi, un bel problema con cui misurarsi.
Da un lato, si vorrebbe provare a dare qualche risposta, per cercare di non perdere un potenziale cliente interessato al tuo servizio. Dall’altro, il rischio di lavorare molto per formulare un preventivo che quasi mai (MAI) verrà accettato è molto alta. Molto più realisticamente, quel preventivo sarà accantonato o, peggio, utilizzato per contrattare con altri fornitori.
Ciò dipende dalla scarsità di informazioni a nostra disposizione che, di fatto, ci rendono impossibile centrare l’obiettivo assecondando in un colpo di… fortuna… le reali esigenze estetiche e di budget di un cliente che non conosciamo e che non ha investito nemmeno 3 minuti a raccontarci qualcosa che ci mettesse in condizione di rispondere in modo davvero utile.

Se invece sei una futura sposa, magari non ci hai nemmeno pensato, ma inviando mail a tappeto richiedendo informazioni in modo generico e “svogliato”, stai di fatto rinunciando a ricevere le risposte che ti interessano dai professionisti più esperti. Che ti classificheranno subito come un non cliente, un potenziale cattivo cliente o una “civetta” della concorrenza e, nella migliore delle ipotesi, risponderanno alla tua mail con la tua stessa svogliatezza, ricorrendo magari a orribili risposte preimpostate. La verità è che se tu non dimostri vero interesse verso il professionista che contatti, lo stai di fatto autorizzando ad investire diversamente il proprio tempo – che è la sua risorsa fondamentale -.

Stai rinunciando ad avere a che fare con i migliori per un fatale errore iniziale.
Ti stai presentando come un cliente difficile e poco gratificante, interessato più al prezzo che al servizio. Cosa detestata soprattutto da chi crede fortemente nel valore del servizio che offre (si, appartengo a questa categoria).

Per me poi, che ho deciso di tutelare la privacy dei miei clienti a partire dalla trasparenza dei prezzi, offrendo la possibilità di valutare nella serenità di casa propria se approfondire o meno il discorso insieme a me- il mio listino di base è pubblico, puoi farti un’idea cliccando qui – ricevere mail di questo tipo è davvero spoetizzante. Anche se, ammetto con piacere, che il numero di questo genere di richieste è diminuito sensibilmente nel giro degli ultimi due anni. Segno che ho lavorato nella giusta direzione e che chi mi contatta ora lo fa coscientemente.

Anche io non amo particolarmente le richieste di preventivo ricevute via mail, soprattutto quelle mirate esclusivamente al prezzo, che non prestano attenzione alla tipologia e alla qualità del servizio che offro, per la loro natura estremamente generica e per l’effettiva impossibilità di fornire una risposta esaustiva.
E’ difficile, se non impossibile, formulare un preventivo in linea con le reali esigenze ed aspettative di un cliente che ha scritto solo due righe: “Salve, vorrei maggiori informazioni sui suoi servizi per le nozze e un preventivo”.

Come si scrive una mail per richiedere preventivi e informazioni nel modo giusto?

Partiamo dall’ovvio, si saluta.
Salutare una persona con la quale si inizia una conversazione è buona norma. Punto.

Non sono necessari – ma ammetto che io li apprezzo molto 😛 – i complimenti sul lavoro, sullo stile, sulla cura del sito… Due righe che chiariscano che hai scelto di interpellare proprio me, e non che hai sparato nel mucchio. Qualcosa che mi dica che non ho ricevuto la stessa mail senz’anima indirizzata almeno ad altri 10 colleghi.

In seconda battuta, ci si presenta.
Per voi sono informazioni ovvie e scontate, ma dall’altra parte c’è una persona che non ha la minima idea di come poterti aiutare senza conoscerti.

Chi siete?  Che tipi siete? Dove vivete? Quale esigenza vi porta a chiedere preventivi per un servizio di wedding planning?

Aiuterebbe molto inserire informazioni utili.
Data (se ne avete già una, o almeno periodo orientativo). Quanti ospiti prevedete? Avete esigenze particolari? Chiesa, comune, rito simbolico? Che genere di matrimonio sognate? Qual è il vostro budget di riferimento?

In ultima battuta, sarebbe carino indicare cosa ci si aspetta dal professionista che si sta interpellando (supporto logistico? design? cura del dettaglio? supporto morale e psicologico?che curi tutta l’organizzazione dalla a alla z o un unico aspetto?)

Queste sono solo alcune delle informazioni che sarebbero necessarie per poter dare una risposta alle vostre richieste, che non sia una mail preimpostata contenente una serie di altre domande – alle quali, quasi sicuramente non risponderete.

La mia esperienza

Non formulo mai un progetto o un preventivo dettagliato in risposta a una mail. Sono però disponibile a fornire quel che preferisco chiamare un’ipotesi di spesa, o studio di fattibilità.

Grazie ad anni di lavoro e di conoscenza del mercato riesco “a naso” ad attribuire un “prezzo” orientativo ai vostri desideri. Sarò immediatamente in grado di dirvi se quello che avete in mente è fattibile e, soprattutto se lo è alle vostre condizioni. E riesco a farlo per sommi capi.

In altri casi sarò brutale, ma se sognate di sposarvi in riva al mare, in un meraviglioso sabato di luglio, accogliendo più di 100 invitati in una location di grido allestita con estrema cura, cascate di fiori freschi e, perché no, con arredi esclusivi progettati e realizzati apposta per voi, una torta sontuosa e un imponente spettacolo pirotecnico… beh, dovrete essere preparati ad ascoltare qualcosa che, probabilmente, non vi piacerà. Sì mi riferisco al costo.

Come lavoro io?

Per la mia esperienza ho scelto di lavorare chiarendo fin da subito quello che posso certamente ipotizzare: il mio onorario di base, che è l’unico preventivo che posso fornire “a scatola chiusa”. Un pacchetto di partenza, che può certamente essere perfezionato, aggiungendo o tagliando servizi. Questo perché esistono spose più o meno impegnative e non è così semplice riconoscerle al primo sguardo. Dunque ho elaborato un “pacchetto di base”, sufficiente a rispondere alle esigenze del mio target classico, per l’organizzazione di un matrimonio dalla a alla z. 

Rendere pubblici i prezzi di base per i miei servizi mi ha aiutato molto, infatti non mi spiego perché gli altri colleghi si ostinino a tenerli segreti.

Grazie alla trasparenza effettuo una prima scrematura. Negli anni passati forse incontravo più sposi, è vero. Ma molte di queste coppie sembravano stupirsi o, peggio, scandalizzarsi nello scoprire che ho una parcella. Chiaramente si trattava di clienti fuori target, incapaci di dare un valore al servizio perché abituati a pagare solo le “cose”.

Chiarire le mie parcelle ha di fatto azzerato (o quasi) questi incontri che rappresentavano una perdita di tempo, per me e per gli sposi alla ricerca di qualcosa di diverso.

Potrete richiedermi un preventivo di massima durante il primo incontro conoscitivo che normalmente segue il primo contatto telefonico o via mail, che ci permette di conoscerci e mi mette in condizione di porvi le domande necessarie a una prima quotazione (sempre che non abbiate avuto l’attenzione di scrivermi una splendida e dettagliatissima mail di presentazione).

Sarò in questo modo in grado di fornirvi un’ipotesi di spesa quasi subito, da non confondersi con un progetto di nozze o un budget plan personalizzato e  dettagliato, che verrà studiato e consegnato solo in seguito a collaborazione formalizzata.

Solo se formalizzeremo l’ingaggio realizzerò un progetto per voi e analizzeremo le voci nel dettaglio.

Questo perchè budgeting, consulenza creativa, design e lavoro di ricerca rappresentano parte importante del lavoro che svolgo per i miei clienti, richiedono molto impegno, diverse ore di lavoro e sono per questo motivo servizi a pagamento.

Danila Olivetti